Content produceren en distribueren doe je als communicatie of marketingafdeling niet alleen. Je hebt medewerkers, ambassadeurs nodig om verschillende redenen:

• Relevantie: Je medewerkers weten vaak heel goed welke onderwerpen relevant zijn voor je (eind)klant. Precies wat jij nodig hebt voor je contentplanning. Daarnaast zijn zij vaak zelf je verhaal, onderwerp van de berichten omdat zij de expertise hebben, kennis hebben die gedeeld kan worden.
• Organisch bereik: Je hebt ook simpelweg het netwerk van je medewerkers nodig voor de verspreiding van je berichten. Het bereik van 135 medewerkers is groter dan dat van een bedrijfspagina met miljoenen volgers. Als een persoon uit je netwerk een bericht deelt dan reageer je hier sneller op dan een bericht van een organisatie met een logo.

CJG Social Media Challenge

Voor het Centrum voor Jeugd en Gezin Rijnmond (CJG Rijnmond) organiseerden wij een Social Media Challenge eind 2015.
Er waren verschillende redenen om te starten met een challenge. Allereerst had de inzet van sociale media een professionaliseringsslag nodig. Met een challenge konden we ontdekken welke medewerkers online actief zijn, welke content goed wordt gedeeld en waar we interactie mee konden bereiken. Dat gaf ons waardevolle informatie voor het opzetten voor een social media strategie waarbij ons uitgangspunt was dat we inzetten op organisch bereik, dus niet teveel social advertising. Deze vijf stappen ondernamen wij:

Stap 1. Start met de medewerkers – Organiseer een workshops/werk samen.

Medewerkers weten erg goed welke verhalen uit de organisatie relevant zijn voor de (eind)klant. Samen met hen beschreven we de doelgroep, maakten we persona’s en zochten we naar verhalen in de organisatie en content die al voor het grijpen lag. Denk aan de brochures, trainingen, kennis van medewerkers etc. Hier ontstond de contentkalender die gevuld werd in samenwerking met medewerkers. Dit heeft de betrokkenheid zeker vergroot.  

Stap 2. De challenge – fun makes it run.

We daagden alle medewerkers uit om mee te doen en gedurende 5 weken hun eigen online netwerk te laten groeien. Deze Social Media Challenge had een wedstrijdelement. Elke deelnemer hield zelf bij hoe zijn netwerk was gegroeid. Via interne media als overleggen, intranet en e-mail is de challenge gepromoot. Iedereen kon zich inschrijven. 100 medewerkers (13%)  schreven zich in voor de challenge. 1 x per week stuurden we alle deelnemers een e-mail met daarin de geplande post voor de komende week. We keken vooruit maar ook terug naar de behaalde resultaten. Op yammer deelden we vaker berichten en stimuleerden we medewerkers onze berichten te verspreiden. 

Stap 3. Faciliteer het gebruik van sociale media.

Tientallen sociale media apps hebben we geïnstalleerd, profielfoto’s zijn gemaakt en instructies zijn gegeven voor het gebruik van Facebook, Twitter en LinkedIn. Ja, het mocht onder de baas zijn werktijd. Het was best verrassend voor ons dat medewerkers zich afvroegen of ze wel LinkedIn mochten gebruiken in de baas zijn tijd. We lieten ze met trainingen zien in welke LinkedIn groepen ze actief konden zijn, wie ze konden volgen en wat ze konden posten. We werkten samen aan de profielteksten. Kortom, we haalden zoveel mogelijk belemmeringen weg en maakten het de medewerkers zo gemakkelijk mogelijk om online actief te zijn.

Stap 4. We maakten de medewerkers het zo gemakkelijk mogelijk.

Heb je geen tijd om te schrijven? Bel ons vanuit de auto, stuur een messenger berichtje of What’s App en onze redacteuren maken er een verhaal van. De medewerker gaf input en wij maakten er content van. Ontlasten, gemakkelijk maken dat waren hele belangrijke elementen.

Stap 5. Successen delen.

Op intranet, via de mail, in werkoverleggen. Waar we maar konden deelden we de resultaten en keuzes die we maakten. Daarnaast had de challenge ook nog een echte winnaar. Want deelnemers hadden zelf bijgehouden hoe hun netwerk was gegroeid. En de winnaar was…… de bestuursvoorzitter. Het hielp natuurlijk enorm dat hij een van de deelnemers was van de challenge en zelf met enthousiasme is gestart met het gebruik van sociale media.

Wat leverde het op?

• Een duidelijke sociale media strategie die we vooraf niet hadden kunnen verzinnen. 
• Nu meer dan een jaar later weten we niet de exacte aantallen van het aantal zaaiers. We zien wel een groeiende groep van 40 medewerkers die actief meehelpen met de contentdistributie – de zogenaamde zaaiers. Er zijn rond de 30 medewerkers die regelmatig samen met de afdeling communicatie content produceren. Denk aan specialisten als een diëtist of pedagoog. Daarnaast zijn er 10 medewerkers die in onze online redactieraad zitten en regelmatig met ons meedenken over onze contentmarketing.
• Met onze online berichten hebben we een wisselend bereik. De ene keer rond de 2.000 en de ander keer 5.000 op Facebook organisch. Bij bijzondere onderwerpen als vaccinaties is dit aantal veel hoger. We gebruiken wel Social advertising voor het targetten van de content in ons werkgebied. 
• Er is nieuwe online dienstverlening ontstaan – de puberchallenge – waar ouders online met onze hulpverleners in contact komen en advies krijgen. Een bestaande offline cursus is online gebracht.

• Medewerkers ontmoeten elkaar vaker online waardoor de verbondenheid is toegenomen en naar verwachting ook de samenwerking tussen de locaties onderling is verbeterd. Dit hebben we niet meetbaar gemaakt.
• Wij, de communicatieafdeling, waren erg zichtbaar als facilitator van dit proces. We ondersteunden medewerkers in het verspreiden van hun kennis.

Ook starten met een Social Media Challenge en zo je medewerkers activeren? Meer informatie kun je opvragen bij Anke via anke@viceversacommunicatie.nl.

De online tool Social Seeder maakt het organiseren van een social media challenge nog gemakkelijker. Met dit platform kun je ambassadeurs identificeren, werven en activeren. Het leuke aan deze tool is dat het niet alleen op interne ambassadeurs gericht is, maar dat ook externe ambassadeurs kunnen bijdragen. Ambassadeurs worden uitgenodigd op het platform waar alle content al volledig voor ze is klaargezet om te delen. In een eenvoudige dashboard zie je het aantal views, kliks, bereik, conversie en de marketingwaarde. Het is gericht op het delen van content van de eigen organisatie.