De uitdaging: studentencommunicatie verbeteren

Hoe zorg je ervoor dat de communicatie met studenten binnen een grote onderwijsinstelling soepel verloopt? Dat was de vraag waar Tessa Langedijk van Hogeschool Utrecht, Instituut voor ICT, mee worstelde. Ondanks dat studenten dagelijks over de gang lopen en in de klas zitten, liep de interne communicatie niet zoals gewenst.

“We hebben een probleem met de communicatie met onze eigen studenten. Ze lopen hier over de gang, ze zitten bij ons in de klas, en toch loopt die communicatie gewoon niet lekker,” vertelde Tessa openhartig. Dit besef was de start van een zoektocht naar een oplossing die niet alleen praktisch, maar ook duurzaam is.

Tessa ging samen met Vice Versa aan de slag met strategie ontwikkeling volgens het Strategisch Communicatie Frame model. In 3 sessies, in co-creatie met studenten, docenten, management en de centrale communicatieafdeling van de Hogeschool Utrecht.

Marketing als beleving: inspiratie uit de Efteling

Tessa’s marketingvisie is sterk gevormd door haar liefde voor de Efteling.

“Ik kom heel regelmatig in de Efteling. Wat marketing daar kan zijn, is echt een gouden standaard qua klantbeleving. Alles klopt: vanaf het moment dat je bedenkt dat je wilt gaan, tot je weer in de auto naar huis zit.”

Deze allesomvattende benadering probeert Tessa ook toe te passen binnen de Hogeschool Utrecht. Communicatie moet als een geheel voelen, waarbij elke stap logisch op de volgende aansluit. Dit idee vormt de basis van haar streven naar betere studentencommunicatie: een consistente en positieve beleving, van inschrijving tot afstuderen.

Efteling-achtige marketingvisie

Visie is de eerste bouwsteen van het Strategisch Communicatie Frame als je links zou beginnen. Betteke van Ruler noemt visie: de bril waardoor jij kijkt.

In de sessies werd Tessa uitgedaagd om haar visie op communicatie te delen. Tessa vertelde over haar belevingen in de Efteling en sprak zo over hoe de studentbeleving centraal kon gaan staan in het nieuwe studentencommunicatiebeleid. Dat deed ze met hulp van dit Eftelingbeeldje. Die nam ze mee naar de sessies als hulp om haar visie toe te lichten.

Samen sterker: co-creatie als sleutel tot succes

Tessa zocht hulp bij het opzetten van het nieuwe communicatiebeleid. Ze kwam uit bij Vice Versa.

“Ik weet veel van marketing en communicatie, maar interne communicatie is echt een vak apart. Ik wilde een stevig beleid neerzetten, en dat kon ik niet alleen. Ik had een sparringspartner nodig.”

Via Vice Versa kwam Tessa in aanraking met het strategisch communicatieframe: een methode voor communicatie strategieontwikkeling waarbij je heel goed co-creatie kunt toepassen. Door samen te werken met verschillende stakeholders — studenten, docenten, management en de centrale marketing- en communicatieafdeling van de Hogeschool Utrecht — ontstond er een gedragen beleid voor studentencommunicatie. Het frame bood structuur en zorgde ervoor dat iedereen zich gehoord voelde.

In drie sessies werden de bouwstenen van het frame doorlopen. Deze sessies zorgden voor waardevolle inzichten: studenten deelden niet alleen hun wensen, maar dachten ook kritisch mee over hun eigen rol in het communicatieproces.

Van strategie naar praktijk

Binnen Hogeschool Utrecht bestaat een tweedeling: een centrale dienst die grote, hogeschool brede communicatie regelt (zoals open dagen), en specifieke communicatie per instituut of opleiding. Dit maakte het des te belangrijker voor Tessa om een beleid te ontwikkelen dat op beide niveaus toepasbaar is.

Dankzij de co-creatieve aanpak is het beleid nu een levend document. Er is een continue dialoog met studenten, die als klankbord fungeren om te evalueren of de communicatie aansluit bij hun behoeften. Dat geeft veel sturing aan de docenten , het opleidingsmanagement en is tevens een voorbeeld voor andere faculteiten. Er zijn concrete verbeteringen doorgevoerd, zoals het standaardiseren van systemen, zodat informatie voor studenten makkelijker te vinden is. Bij grotere uitdagingen, zoals gewenste verbeteringen in IT-systemen die hogeschool breed gebruikt worden gewenst door studenten wordt de invloed van het nieuwe beleid ook steeds meer zichtbaar. Tevens wordt er echt gekeken naar wensen van studenten om Discord te gebruiken als communicatietool, realistisch is en past bij de veiligheidseisen van de hogeschool.

Er zijn concrete verbeteringen doorgevoerd zodat informatie voor studenten makkelijk te vinden is.

Communicatie als filter

Een opvallende uitkomst van het proces is de rol van communicatie als filter. In plaats van dat communicatie een bottleneck wordt, helpt Tessa anderen binnen het instituut om effectief te communiceren.

“Ik begeleid anderen zodat ze studenten gericht kunnen bereiken. Het voorkomt dat we reactief moeten repareren en zorgt ervoor dat berichten in één keer goed aankomen,” legt Tessa uit. In de bouwsteen visie staat omschreven dat de afdeling communicatie de filter is waardoor er waardevolle, betrouwbare en persoonlijke interactieve communicatie ontstaat tussen de opleiding en de studenten. In de bouwsteen aanpak van het frame wordt het concreet gemaakt met een reflectieve communicatie aanpak opgeknipt in fases. De contentkalender, klankbordgroepen en ondersteuning aan docenten vind je terug in deze bouwsteen. Zier hieronder een eerste visuele uitwerking van het frame.

Inter Connected Talks – het vernieuwde studentencommunicatie beleid voor het Instituut voor ICT – de introductie:
een snel veranderend onderwijslandschap en een steeds digitalere wereld is het van groot belang om onze communicatie aan te passen aan de behoeften en verwachtingen van onze studenten. Met dit vernieuwde beleid zetten we de studenten centraal en streven we naar een effectieve en betekenisvolle communicatie met hen. 

Hiernaast zie je een eerste concept van het ingevulde strategisch communicatie frame. Een visuele weergave met een nieuwe beleidsdocument als toelichting genaamd Inter Connected Talks.

Een inspirerend traject

Het traject van Tessa en Hogeschool Utrecht laat zien hoe waardevol het is om in co-creatie met het strategisch communicatie frame te werken aan je strategie. De Efteling-achtige marketingvisie, waarbij alles naadloos op elkaar aansluit, komt nu ook tot leven in de studentencommunicatie.

Door studenten vanaf het begin te betrekken, ontstond er niet alleen draagvlak, maar ook gedeeld eigenaarschap. Studenten voelen zich serieus genomen en geven actief feedback, wat zorgt voor een dynamisch en steeds verbeterend communicatiebeleid.

Het hele verhaal van Tessa horen? Beluister nu de podcastaflevering.